2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами экспертной комиссии являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их
к уничтожению.
2.2. Организация и проведение отбора и подготовка к уничтожению документов, не
подлежащих хранению.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия выполняет
следующие функции:
3.1. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов
учреждения.
3.2. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов учреждения для
дальнейшего их уничтожения.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение
руководителю учреждения:
-акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения:
документов со сроками хранения 5 лет и более, согласно Приложению № 1.
-акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.4. Совместно с инспектором по кадрам проводит для сотрудников учреждения
консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий
по повышению их деловой квалификации.
4. ПРАВА
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации отдельным сотрудникам
учреждения по вопросам формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности
документов, упорядочения и оформления документов.
4.2. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции
комиссии.
4.3. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии
имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и
небрежно подготовленные документы.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
5.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному директором учреждения.
Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые
проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии
протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее
заседании не позднее чем через 10 дней.
5.2. Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов, отбирает
документы для уничтожения и (или) передаче в муниципальный архив. При этом
составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел (Приложение № 2). Акты
утверждаются руководителем учреждения.
5.3.Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения,
отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для
уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.
6. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
6.1. Уничтожение документов должно соответствовать следующим правилам:
- быть максимально надежным и конфиденциальным, исключая возможность
последующего восстановления;
- оформляться юридически, в частности, актом о выделении документов к уничтожению и
актом об уничтожении документов
- должно проводиться в присутствии представителя учреждения;
- уничтожение должно касаться только тех документов (носителей информации), у
которых истек срок обязательного хранения, не допуская случайного или
преднамеренного уничтожения актуальной документации.
6.2. Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов учреждения. Папки с
документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку
(утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются, а в
необходимых случаях опечатываются. Передача дел оформляется накладной, в которой
необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной
макулатуры.
6.3.Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем члена экспертной
комиссии. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для
хозяйственных нужд запрещено.
6.4.Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи
на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов (Приложение № 4).
К акту прилагается накладная (Приложение № 3), согласно которой документы были
переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем учреждения.
6.5.Акт о выделении документов к уничтожению вместе с актом об уничтожении
документов хранятся в архиве учреждения в формируемом деле.
Приложение №1
К положению о комиссии по проведению экспертизы ценности, отбору, уничтожению и
(или) передаче документов МБОУ «Школа № 1»
Перечень архивных документов с указанием сроков хранения.
Наименование видов документов
Годовые бюджетные (бухгалтерские) отчеты
Срок
хранения
Постоянно
Примечания
Квартальные бюджетные (бухгалтерские) отчеты
Журнал операций по счету «Касса» со всеми
приложениями
Кассовые книги (рубли, валюта)
Книги регистрации заявок на получение
наличных денег
Журнал регистрации приходных и расходных
кассовых документов
Журнал операций с безналичными денежными
средствами со всеми приложениями
Корешки чековых книжек по банковским счетам
Книга регистрации заявок на кассовый расход
5 лет
5 лет
Журнал операций расчетов с подотчетными
лицами со всеми приложениями
Журнал операций расчетов с поставщиками и
подрядчиками со всеми приложениями
Переписка с организациями по расчетам и акты
сверки взаимных расчетов
Государственные контракты, договоры на
приобретение товаров, выполнение работ и
оказание услуг
5 лет
Книга регистрации доверенностей
5 лет
Журнал операций по выбытию и перемещению
нефинансовых активов со всеми приложениями
Журнал операций расчетов по оплате труда.
Табели учета рабочего времени
Налоговая отчетность по всем видам налогов
(налоговые декларации)
Отчеты по перечислению денежных сумм по
государственному и негосударственному
страхованию
Расчеты по страховым взносам в
государственные внебюджетные фонды
5 лет
Лицевые счета (справки-карточки) работников
Копии судебных решений, исполнительных
листов по возмещению ущерба, исполнительных
листов работников по удержаниям из зарплаты
Книга учета исполнительных документов
5 лет
5 лет
5 лет
5 лет
5 лет
5 лет
5 лет
5 лет
5 лет
5 лет
При условии проведения
ревизии
При условии проведения
ревизии
При условии проведения
ревизии
При условии проведения
ревизии
При условии проведения
ревизии
При условии проведения
ревизии
При условии проведения
ревизии
После проведения
взаиморасчетов
После истечения
действия контракта,
договора. По крупным
поставкам и наиболее
важным работам, услугам
- постоянно
С даты последней записи
при условии завершения
ревизии
При условии проведения
ревизии
При условии проведения
ревизии
5 лет
Постоянно
5 лет
75 лет
До истечения срока
надобности,
не менее 5
лет
До истечения
срока
надобности,
не менее 5
лет
С нарастающим итогом
за IV квартал –
постоянно
Журнал операций по прочим операциям со всеми
приложениями
Главная книга
5 лет
Оборотные ведомости и карточки по балансовым
счетам аналитического учета
Переписка с Управлением (отделением)
федерального казначейства (кассовая заявка,
расчет на установление лимита остатка кассы,
информация о сроках выплаты заработной платы
и др.)
Переписка по бухгалтерским вопросам
Инвентаризационные описи. Акты о результатах
инвентаризации
5 лет
Сведения о заключенных государственных
контрактах (их размещении); об исполнении
(прекращении действия) государственных
контрактов
Реестр закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых без заключения государственного
контракта
Выписки Федерального казначейства
Отчет об исполнении бюджета(форма 0503127)
Отчеты в органы Статистики
5 лет
При условии проведения
ревизии
При условии проведения
ревизии
При условии проведения
ревизии
5 лет
5 лет
Постоянно
По товарноматериальным ценностям
(движимое имущество) –
5 лет при условии проведения ревизии
Постоянно
5 лет
5 лет
5 лет
5 лет
Приложение № 2
к Положению о комиссии по проведению экспертизы ценности, отбору, уничтожению и
(или) передаче документов МБОУ «Школа № 1»
Акт о выделении к уничтожению документов и дел
МБОУ «Школа №1
(наименование учреждения)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
г. Ирбит « »________________2018г
Директор
Р.Г.Горбунов
(подпись, И.О. фамилия)
о выделении к уничтожению
документов и дел
составлен экспертной комиссией
Председатель комиссии
____________________________________________
(должность, И.О. фамилия)
Члены комиссии:
заместитель председателя
секретарь комиссии
____________________________________________
____________________________________________
(должность, И.О. фамилия)
Комиссия, руководствуясь Положением о комиссии по проведению экспертизы
ценности, отбору, уничтожению и (или) передаче документов МБОУ «Школа № 1», отобрала к
уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение следующие документы и дела, отложившиеся в деятельности предприятия:
№
п/п
Годы
документов и
дел
Всего дел (
Заголовки документов и
дел/групповые или
индивидуальные/индекс дел по
номенклатуре, описи
Пояснения
Количество
документов и
дел
)
(цифрами и прописью)
Председатель ЭК ________________________________((подпись, И.О. фамилия)
Члены ЭК
________________________________ (подпись, И.О. фамилия)
________________________________ (подпись, И.О. фамилия)
Приложение № 3
к Положению о комиссии по проведению экспертизы ценности, отбору, уничтожению и
(или) передаче документов МБОУ «Школа № 1».
Накладная о передаче на уничтожение документов и дел
от "___" ____________ 201 __ г.
Кому __________(должность)
НАКЛАДНАЯ № ___
______________________________________(Ф.,И.,О.)
От кого __________(должность)
№
п/п
Наименование
______________________________________(Ф.,И.,О.)
Ед.
изм.
Кол-во
Цена,
руб.
Сумма,
руб.
Сдал _______(подпись) _____________(Ф.,И.,О.)
Принял _______(подпись) _____________(Ф.,И.,О.)
Приложение № 4
к Положению о комиссии по проведению экспертизы ценности, отбору, уничтожению и
(или) передаче документов МБОУ «Школа № 1».
Акт об уничтожении документов и дел
МБОУ «Школа №1»
(наименование учреждения)
АКТ
«___» ____________ 201__ г. № __
г. Ирбит_____________
Директор
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности
руководителя учреждения)
Р.Г.Горбунов
(подпись, И.О. фамилия)
об уничтожении
документов и дел
Место составления: г. Ирбит, ул.Ленина, д.___, котельная №___
Комиссией по уничтожению документов, созданной на основании приказа МБОУ «Школа
№ 1».
от «___» _____________ 201__ г. № ___ , в составе:
Председатель комиссии
________________________________________
Иные члены комиссии
________________________________________
________________________________________ ,
(должность, И.О. фамилия)
А также представителем ________________________ __________________________ ,
(наименование учреждения)
(должность, И.О. фамилия)
составлен настоящий акт о том, что документы МБОУ «Школа № 1» , полученные по
накладной от «___» ________________ 201__ г. № ___ в количестве
________________________ (___________________) папок общим весом
_________(_______) кг, были сожжены «___» _________________ 201___г. в ___:___ в
котельной № ___ полностью в нашем присутствии.
Председатель комиссии:
________________________
__________________________
(расшифровка подписи)
_______________________
(должность)
(подпись)
Иные члены комиссии:
______________________
______________________
________________________
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
______________________
______________________
________________________
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
______________________
______________________
________________________
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Иные лица: ___________________________ __________________________
____________________________ (должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
